¿Has escuchado el término “multitasking”? Soy madre de 3 varones, esposa de un abogado igual que yo, con quién además tomé la decisión de iniciar una sociedad comercial; soy gerente de la Firma y jefa de hogar; diariamente tengo que manejar todas esa pelotas que, imaginariamente como una auténtica malabarista, giran a mi alrededor… responsabilidades diarias según cada faceta de mi largo día. Me imagino a mí misma como un pulpo que articula todos sus tentáculos a la vez, movimientos coordinados o no pero al fin, acciones que se tienen que transformar en ejecuciones.
A la mitad de la madrugada solía levantarme pensando en todo lo que tenía que hacer en la oficina…
El cliente X, la diligencia Y, la estrategia Z, todo lo que al final se construye como el ejercicio profesional, actos concretos para impulsar un caso o dar solución a una problemática puntual. Poco a poco paso de la carpeta de “pendientes” de mi teléfono celular a realmente mirar de frente y confrontar, de una manera efectiva, este torbellino de ideas que vienen, dan vueltas y deben aterrizar a lo palpable antes de que se ahuyenten de mi mente, como golondrinas atolondradas y asustadas.
Tenía que haber algo más! Alguna herramienta, algo que me permita poner en marcha lo que estaba pensando, cómo debía hacérselo y concretarse de una manera eficiente y efectiva.
Sabías que en Ecuador más del
Fuente: Consejo de la Judicatura
Con el aumento de notificaciones electrónicas y de diligencias digitalizadas encontré la mejor manera de enlazar las actividades que van construyendo -llamémoslo “historial legal”- con todos aquellos usuarios/abogados/paralegales que están gestionando el caso. Fue solo cuestión de organización. Ahora cada caso legal tiene su respectivo historial, en el cual hay un resumen de los hechos que siempre está en desarrollo hasta que el caso no concluye. De la lectura de esta bitácora del caso puede observarse de una manera íntegra aciertos y desaciertos; y con ello, enfocarse en perfeccionar aquellas acciones hasta alcanzar un objetivo. Se trata de un registro que incluye la información de todo el avance del caso, desde que el cliente se puso en contacto contigo, te contó su problemática y te entregó la información, hasta la última gestión, impulso, notificación, resolución o providencia.
A continuación comparto con ustedes los 4 pasos que sigo para organizar eficientemente las diligencias con mi equipo y que han sido la clave a la hora de elegir una herramienta legaltech que realmente nos funcione:
- Levantar información de clientes (1)
- Información de los casos (2)
- Mapeo de las partes relacionadas (3)
- Enlace de todas las tareas (4)
La información general del cliente debe estar clasificada también:
- Información primaria de contacto
- Datos de documentos de identificación y facturación
- # de carpeta física asignada
- Usuarios de la organización que tienen acceso al cliente
- Notas permanentes del cliente, datos específicos que contribuyen al entendimiento del contexto del cliente, su entorno.
Una vez que el historial está actualizado, ese es el momento en que se debe echar a correr esa imaginación y pensar estratégicamente en el siguiente movimiento en el caso. Y es que cada caso, para mí es como una partida de ajedrez, cada movimiento cuenta si quieres ganar la partida.

Para secuenciar los eventos de los casos que ya están digitalizados consulté con varias alternativas de servicios legaltech y softwares para dar ese pequeño GRAN paso hacia un verdadera cultura de transformación digital en mi Firma. Cuando conocí de primera mano todo lo que hace Odiseo me dije a mi misma “Hoy de verdad vas a poder dormir!”.
Odiseo es para mi equipo legal una herramienta tecnológica que pasó a convertirse en una de las más funcionales en nuestro ejercicio profesional, porque logró organizarnos y cohesionarnos eficientemente como Firma. Durante la organización de tareas o diligencias Odiseo fue fundamental me permitió prever lo que se va a realizar a continuación, el tiempo prudencial que tomará para concretarlo y quién es el encargado en mi organización de llevarlo a cabo. Una vez que has asignado una tarea, esta sencillamente tiene que cumplirse. Lo mejor es que si una tarea es compleja, la herramienta permite desmembrarla en varias diligencias y personas a quienes asignarlas. Una hazaña que involucra ya no solo los tentáculos de un pulpo imaginario, sino el apoyo de un equipo legal comprometido, trabajando todos de manera coordinada y organizada.
ODISEO se encarga de notificar a quien asignó al tarea en concreto si esta fue cumplida; o mejor aún, si está próxima la fecha de vencimiento y todavía no ha sido completada; definitivamente, es un “must” en el multitasking diario de una madre, esposa y abogada perfeccionista/controladora como yo.