La organización de un archivo legal

Fuente: ESADE BUSINESS ANALYTICS

Los documentos jurídicos y el archivo legal podrían parecer que tienen una organización como cualquier otro archivo, pero quien piense eso, es que no ha tenido un archivo con contenido legal. Suelen ser un desastre y sin un orden realmente establecido; en las facultades de Jurisprudencia jamás nos enseñan cómo ordenar un archivo legal.

¿Cansado de lidiar con los documentos?

La experiencia y un sin número de errores me permiten entregar CUATRO (4) tips para que funcione:

1.- ¿Debe ser el mismo archivo para todos mis temas?

Definitivamente No. El archivo legal, aunque esté en el mismo espacio físico que el archivo administrativo debe estar separado. El archivo legal, si es posible, debería estar separado del archivo administrativo físicamente para que ninguna persona que no sea afín a las materias legales ingrese al mismo y acceda a otro tipo de documentos:

Cuando me refiero a archivo administrativo se refiere al de:

Facturación - Pagos - Contratos de la Oficina - Estados bancarios - Libros de contabilidad - Contratos - Documentos de talento humano - Planillas de servicios básicos

Cuando me refiero al archivo legal hablo donde están los:

Expedientes - Instrumentos legales - Contratación de clientes - Escrituras públicas Providencias - Impulsos fiscales - Resoluciones de entes públicos y privados

2.- ¿Ordeno el archivo legal por temas, materias, o cronología?

Una vez que tenemos claro que nuestro archivo legal es independiente de cualquier otro, debemos saber cómo organizarlo. Esto sería mediante documentos permanentes y documentos del caso.

Documentos Permanentes

El contrato de patrocinio - Cédula o pasaporte del cliente - La procuración judicial - las escrituras de sus propiedades - Las cédulas de sus familiares RUC - Las adendas al contrato de patrocinio - Otros documentos personales del cliente y relacionados como tal.

Documentos del Caso

Expedientes- Consultoría - Escritos - Providencias - Impulsos fiscales - Certificaciones - Escrituras públicas que conciernen al caso - Las copias de los expedientes - Firma de abogados o abogado independiente; que a su vez tendrán una gran subdivisión, entre casos activos y casos pasivos.

3.- ¿Cómo organizo los Documentos del Caso?

Los documentos del caso deben ser distribuidos por materias como el abogado mejor se organice:

1. Materias Civil
2. Penal
3. Tributario
4. Administrativo

En mi experiencia la división por materias suele ser la más utilizada por la facilidad. Pueden haber estudios jurídicos que solo tengan una sola materia o un solo cliente como es el caso de departamentos legales de empresas o corporaciones, en ese caso no habría problema, pero su división puede ser en nivel de dificultad o importancia en alta, media o baja.

Una vez que los expedientes legales tienen sus grandes subdivisiones, sin duda la organización cronológica va ser los más funcional y útil, ya que es necesario saber lo que sucedió inicialmente y conocer la última gestión, orden o documento que está vigente en el tiempo como la última diligencia, a partir del cual se deben seguir sumando las demás diligencias o documentos que se deben elaborar. En este sentido un archivo activo siempre tendrá algo que hacer, gestionar o finalizar; si ya ha terminado pasa a ser un expediente pasivo que necesariamente deberá salir de nuestro archivo legal y ser entregado al usuario, cliente o simplemente archivado conforme las ‘políticas de almacenamiento’ de la Firma.

4.- ¿Quién debe ser el encargado del archivo legal?

No es aconsejable que exista una sola persona encargada del archivo ya que lo vuelve vulnerable a un cambio de personal u otro factor que limite su organización auna sola persona, con lo que los demás usuarios quedarían atados de brazos; puede existir un coordinador de archivo que incentive y supervise que el archivo esté ordenado o al día como obligación de sus usuarios principales o secundarios; lo importante será que cada caso tenga responsables; el Socio o asociado principal que tengan a su cargo la debida tramitación o asesoría de ese cliente, debe tener el control absoluto de la información a su cargo, y que claro, deberá ser supervisada por alguna persona que impida que un archivo entre en caos, lo cual es muy fácil.

¿Debo digitalizar mi archivo legal?

Esto es imprescindible!

‘Un archivo que actualmente no esté digitalizado no es un archivo, es una bodega con documentos’.

Fuente: ESADE – LEGALTECH SCHOOL

¿Para que optimizar tu archivo legal?

Los abogados perdemos aproximadamente $25 por cada documento perdido, esto sin contar con las horas de búsqueda y el trabajo que esto genera. Es imprescindible que todo el archivo legal este digitalizado y que estos documentos tengan acceso remoto de sus responsables principales.

En un mundo que ya no tiene vuelta atrás en la utilización de la tecnología, el uso de herramientas legaltech son vitales para estar vigentes en una sociedad cada vez más complicada y globalizada.