
Un día de varias reuniones recibo una llamada de un cliente, que seguro quiere averiguar el estado de su caso, qué tanto ha demorado.
En ese momento hay 3 opciones:
- cuelgo la llamada, me entero y la llamo después;
- contesto la llamada y le informo lo poco que sé del estado actual; ó
- contesto, veo el historial del caso, y le preciso exactamente cómo está su caso.
¿Pero cuál historial?
Cuando integras tú información legal a un CRM o software de organización legal, este debe venir con un espacio para que se registre el histórico de eventos que van sucediendo en el caso; la idea es que lo que vaya pasando en el caso el equipo legal encargado informe en el sistema los pormenores del caso a fin de que cualquier integrante de la oficina legal pueda contestar con precisión esa información.
La tecnología unida el derecho logra que los abogados puedan ser más eficientes en cuanto al manejo de la información, no solamente con el almacenamiento de escritos o expedientes, sino con lo que va pasando a lo largo de un caso en donde pueden haber reuniones con contraparte; observaciones de funcionario público; decisiones de cuerpos colegiados; avances en el evento o trámite; existe mucha información relevante que no necesariamente está plasmada en documentos o correos, pero que serán de vital importancia conocer para que todos estén informados.
Adicionalmente, manejar un histórico legal por caso te permite siempre adelantar los reportes o informes que los clientes solicitan; un histórico bien llevado, es un informe de gestión que puede enviarse en cualquier momento, con lo que nos ahorramos la tediosa tarea de recordar lo que pasó en un caso, omitiendo con seguridad detalles, y demorando horas un trabajo que debería ser automatizado, de fácil acceso y comunicable al instante.
Definitivamente la opción 3 será la mejor para el abogado, ya que contestar de forma eficiente a su cliente con el uso de histórico de eventos, será la forma más profesional de hacerlo.
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